Privacyverklaring

Gegevensverwerking: Futuriumplatform en community’s.

Verwerkingsverantwoordelijke: Bevoegde eenheid van de Europese Commissie die de community heeft gecreëerd en beheert (zie de “about page” of de header van de community waarvan u lid bent om de bevoegde eenheid te identificeren)

Interne gegevensverwerker: Directoraat-generaal Communicatienetwerken, Inhoud en Technologie – Eenheid R.3.

Referentienummer: DPR-EC-00787

 

Inhoudsopgave

  1. Inleiding
  2. Waarom verwerken wij uw gegevens?
  3. Welke gegevens verzamelen en verwerken wij?
  4. Hoelang bewaren wij uw gegevens?
  5. Hoe beschermen wij uw gegevens?
  6. Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie geven wij die door?
  7. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?
  8. Contact

 

Inleiding

Deze privacyverklaring heeft betrekking op het Futuriumplatform en alle activiteiten in verband met de Futuriumcommunity’s (zoals online deelname aan het platform). In deze privacyverklaring wordt uitgelegd waarom en hoe we persoonsgegevens verzamelen, verwerken, opslaan en beschermen, hoe deze gegevens worden gebruikt en welke rechten u kunt uitoefenen in dit verband. De Europese instellingen hebben zich ertoe verbonden de persoonlijke levenssfeer te beschermen en te eerbiedigen. Aangezien in het kader van deze dienst persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt, gelden specifieke gegevensbeschermingsregels[1]. Het Futuriumplatform is eigendom van de Europese Commissie; ieder Futuriumplatform wordt beheerd door een bevoegde eenheid van de Europese Commissie (zie de “about page” of de header van de community waarvan u lid bent om de bevoegde eenheid te identificeren). De technische aspecten van het platform worden onderhouden door het directoraat-generaal Communicatienetwerken, Inhoud en Technologie van de Europese Commissie (DG CONNECT) en andere directoraten-generaal.

 

[1] Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

 

Waarom verwerken wij uw gegevens?

Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens voor het beheer van de Futuriumcommunity’s. Door uw gegevens te verzamelen en te gebruiken, kunnen wij bepalen van welke community u lid bent, kunnen wij u op de hoogte houden van online- en offlineactiviteiten in het kader van de community en ervoor zorgen dat u eraan kunt deelnemen, en krijgen wij een overzicht van de verschillende soorten leden van de community’s.

De verwerking van persoonsgegevens voor de organisatie en het beheer van de Futuriumcommunity’s is rechtmatig op grond van artikel 5, punt d), van Verordening (EU) 2018/1725, aangezien de gebruiker toestemming geeft alvorens lid te worden. Het doel van de Futuriumcommunity’s en alle daarmee verband houdende beleidsbeslissingen worden uitvoerig beschreven in de tab “Over Futurium” op de Community-pagina van de Futuriumwebsite.

 

Welke gegevens verzamelen en verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens die nodig zijn voor het aanmaken van uw account op de Futuriumwebsite, zodat u deel kunt uitmaken van de community’s op het online Futuriumplatform, en voor het organiseren en beheren van de verschillende community’s.

I. Gegevens van alle gebruikers (leden en niet-leden): IP-adres, dat alleen voor veiligheidsdoeleinden wordt verzameld.

De systeembeheerder ontvangt uw IP-adres als het niet wordt afgeschermd.

II. De volgende gegevens worden van alle geregistreerde gebruikers verwerkt:

Verplicht

II. a) naam (voor- en achternaam) (via EU Login);

II. b) e-mailadres (via EU Login);

II. c) URL van de website waar de gebruiker vandaan komt en de bezochte URL;

II. d) tijdstip van login;

II. e) organisatie (afhankelijk van de gegevens die zijn verstrekt op het moment van aanmaken van EU Login) (verkregen via uw EU Login);

II. f) afdeling (afhankelijk van de gegevens die zijn verstrekt op het moment van aanmaken van uw EU Login) (verkregen via EU Login).

II. g) lidmaatschap van gemeenschappen

Deze gegevens maken deel uit van uw gebruikersaccount.

Naast de bovengenoemde “verplichte” persoonsgegevens kan elke verantwoordelijke voor de verwerking van operationele gegevens om nadere persoonsgegevens verzoeken. In dat geval kan die verantwoordelijke voor de verwerking van operationele gegevens ervoor kiezen nadere persoonsgegevens te verzamelen. Deze nadere persoonsgegevens kunnen worden beschouwd als “verplicht” (zonder deze gegevens kan het datasubject geen lid van de community worden) of als “vrijwillig” (het datasubject kan ervoor kiezen die al dan niet te verstrekken, maar lid worden hangt niet af van deze gegevens).

Voorbeelden van dergelijke nadere persoonsgegevens: stad, land, profielfoto, naam van het bedrijf waar het datasubject werkt, functie, door de geregistreerde gebruiker gepubliceerde inhoud, motivatie om lid te worden van de gemeenschap enz.

Geregistreerde gebruikers van het platform kunnen in elk geval aanvullende gegevens verstrekken, waarvan sommige persoonsgegevens kunnen bevatten:

  • artikelen
  • reacties
  • afbeeldingen, tekstbestanden
  • links, bijvoorbeeld naar video’s

De Commissie vraagt of verwacht niet dat deelnemers aan Futurium in hun bijdragen aan de Futuriumcommunity’s met betrekking tot zichzelf of derden de volgende gegevens verstrekken: bijzondere categorieën van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 10, lid 1, van Verordening (EU) 2018/1725 (dus noch “persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en [...] genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid”), noch ii) persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten als bedoeld in artikel 11 van Verordening (EU) 2018/1725. Indien de deelnemer deze soorten persoonsgegevens vermeldt, is dat diens verantwoordelijkheid. De moderator kan per geval beslissen dergelijke persoonsgegevens te wissen.

 

Hoelang bewaren wij uw gegevens?

De Europese Commissie bewaart uw gegevens zolang follow-up van de betrokken Futuriumcommunity nodig is, met name voor de werking en het beheer van de community.

Loggegevens (URL bezocht, tijdstip van inloggen, naam en e-mail van de ingelogde gebruiker) worden 3 uur bewaard.

Informatie over de tijd die is verstreken voor de registratie van de gebruiker en de laatste toegang tot het platform, wordt bewaard zolang mensen lid zijn van het platform.

Alle andere persoonsgegevens worden bewaard gedurende 5 jaar na uw laatste interactie met het platform. Vervolgens worden uw persoonsgegevens verwijderd, tenzij u opnieuw belangstelling toont om een geregistreerde gebruiker van het platform te zijn.

Uw persoonsgegevens worden op verzoek verwijderd vóór het einde van de periode van vijf jaar (zie contactgegevens in punt 8 hieronder).

 

Hoe beschermen wij uw gegevens?

Alle gegevens in elektronisch formaat (e-mails, documenten, geüploade gegevensbestanden enz.) worden opgeslagen op servers van de Europese Commissie of die van haar contractanten conform Besluit C(2006) 3602 van 16 augustus 2006 betreffende de beveiliging van door de Europese Commissie gebruikte informatiesystemen. De contractanten van de Commissie zijn gebonden aan een specifieke contractuele bepaling voor de verwerking van uw gegevens namens de Commissie.

 

Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie geven wij die door?

Alle persoonsgegevens die u verstrekt, kunnen voor zover noodzakelijk worden geraadpleegd door de beheerders van de websites (personeel van de Commissie) en andere personeelsleden van de Commissie.

Het is mogelijk dat andere personen uw gegevens raadplegen, afhankelijk van hun toegangsrechten:

  • Als geregistreerde gebruiker zijn uw voornaam, achternaam, organisatie en afdeling (zoals bij EU Login opgeslagen), profielfoto (indien toegevoegd) en de inhoud die u post, zichtbaar voor elke bezoeker van de website indien u zich bij een open thematische community heeft aangesloten en/of inhoud op het platform heeft gepost. Als u alleen op het platform geregistreerd bent maar verder niets doet, zijn deze gegevens niet zichtbaar voor bezoekers en andere gebruikers.
  • Als geregistreerde gebruiker zijn uw voornaam, achternaam, organisatie en afdeling (zoals bij EU Login opgeslagen), profielfoto (indien toegevoegd) en de inhoud die u in een gesloten gemeenschap post, alleen zichtbaar voor leden van de betrokken community. Bezoekers van het platform hebben geen toegang tot deze gegevens als zij geen lid zijn van de gesloten community. U kunt al dan niet aanvaarden dat andere leden contact met u kunnen opnemen (standaardinstelling: niet); het is niet mogelijk specifieke gebruikers te blokkeren.
  • De informatie die u verstrekt wanneer u een verzoek indient om tot een van de thematische community’s toe te treden, is zichtbaar voor de moderatoren van de betrokken community. Dit kunnen externe moderatoren zijn die niet bij de Commissie werken (gegevensverwerkers).

Aanvullende persoonsgegevens die u in uw profiel verstrekt, zijn alleen zichtbaar voor geregistreerde gebruikers van het platform. U kunt de privacyinstellingen van uw account configureren en bepalen welke van deze persoonsgegevens zichtbaar zijn voor andere gebruikers.

 

Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

Als geregistreerde gebruiker van het Futuriumplatform kunt u uw persoonsgegevens op de profielpagina van het platform wijzigen of verwijderen. U kunt de door u geposte inhoud ook wijzigen of verwijderen.

Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met de verantwoordelijke voor de verwerking van operationele gegevens (de eenheid van de Europese Commissie die uw community beheert) door op “Contact community manager(s)” te klikken. U kunt ook contact opnemen met DG CONNECT (cnect-futurium@ec.europa.eu).

U kunt uw rechten als datasubject ook uitoefenen (het recht om uw toestemming in te trekken, het recht op toegang tot en rectificatie en verwijdering van gegevens, het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid) door contact op te nemen met de verantwoordelijke voor de verwerking van operationele gegevens (de eenheid van de Europese Commissie die uw community beheert) door op “Contact community manager(s)” te klikken. U kunt ook contact opnemen met DG CONNECT (cnect-futurium@ec.europa.eu).

 

Contact

Heeft u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met:

– de gegevensverwerker (de bevoegde eenheid van de Europese Commissie die uw community beheert – de functionele mailbox van deze eenheid is te vinden in de “about page” of de header van uw community),

of (naar keuze)

– de interne gegevensverwerker: DG CONNECT Eenheid R.3 “Kennisbeheer en Innovatieve Systemen”.

Gebouw Copernicus L-51

B-1049 Brussel

E-mail: CNECT-FUTURIUM@ec.europa.eu

U kunt ook contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van de Europese Commissie: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu

In geval van een conflict kunt u een beroep doen op de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming: edps@edps.europa.eu

Meer informatie vindt u in het register van de functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_nl