Futurium-foorumi ja yhteisöjen tietosuojaseloste

HENKILÖTIETOJEN SUOJA

Sisällysluettelo

  1. Johdanto
  2. Miksi henkilötietoja käsitellään?
  3. Mitä tietoja kerätään ja käsitellään?
  4. Miten kauan tietoja säilytetään?
  5. Miten henkilötiedot suojataan?
  6. Kenellä on oikeus tutustua kerättyihin tietoihin ja kenelle niitä luovutetaan?
  7. Mitkä ovat oikeutesi henkilötietojesi suhteen?
  8. Yhteystiedot

Johdanto

Tämä tietosuojaseloste koskee Futurium-foorumia ja kaikkea sen yhteisöihin liittyvää toimintaa (kuten osallistumista verkkofoorumin toimintaan). Tietosuojaselosteessa selitetään, miksi ja miten henkilötietoja kerätään, käsitellään ja käytetään ja miten ne suojataan. Lisäksi siinä selostetaan, millaisia oikeuksia sinulla on henkilötietojesi suhteen. EU:n toimielimet ovat sitoutuneet suojelemaan ja kunnioittamaan palvelujensa käyttäjien yksityisyyttä. Tässä palvelussa kerätään ja käsitellään henkilötietoja, minkä vuoksi siihen sovelletaan erityisiä tietosuojasääntöjä[1]. Futurium-foorumin omistaa Euroopan komissio, ja sen yhteisöjä hallinnoi Euroopan komission viestintäverkkojen, sisältöjen ja teknologian pääosasto (CONNECT) yhdessä muiden pääosastojen kanssa.

[1] Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta.

 

Miksi henkilötietoja käsitellään?

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään CONNECT-pääosaston, muiden pääosastojen tai toimeenpanovirastojen perustamien Futurium-yhteisöjen hallinnoimiseksi. Henkilötietojen keräämisen ja käytön ansiosta voimme vahvistaa jäsenyytesi yhteisössä, ottaa sinuun yhteyttä verkossa tai sen ulkopuolella toteutettaviin yhteisön toimintoihin liittyen ja varmistaa osallistumisesi niihin, sekä saada yleiskuvan yhteisöjen jäsenistä.

Henkilötietojen käsittely Futurium-yhteisöjen organisaatiota ja hallintoa varten on laillista asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan d alakohdan nojalla, sillä käyttäjä antaa siihen suostumuksensa ennen jäseneksi liittymistä. Kunkin Futurium-yhteisön tarkoitus ja siihen liittyvät poliittiset päätökset esitetään yhteisön omalla sivulla olevalla Tietoja-välilehdellä.

 

Mitä tietoja kerätään ja käsitellään?

Käsittelemme henkilötietoja, jotka ovat tarpeen Futurium-sivustolla olevan tilin luomiseksi, Futurium-verkkoalustan ylläpitämiin yhteisöihin osallistumiseksi ja eri yhteisöjen organisoimiseksi ja hallinnoimiseksi.

Pakolliset kentät, jotka on täytettävä, kun luot tilin:

  • etunimi, sukunimi,
  • sähköpostiosoite.

Nämä tiedot ovat osa käyttäjätiliäsi.

Järjestelmän ylläpitäjä saa IP-osoitteesi, jos sitä ei ole piilotettu.

Valinnaisia kenttiä, jotka voit täyttää tiliä luodessasi, ovat muun muassa seuraavat:

  • sijainti: paikkakunta, maa,
  • avatar tai profiilikuva
  • aihe tai intressi, jota edustat,
  • ammatilliset yhteystiedot: yrityksen nimi, tehtävä.

Pakolliset kentät, jotka on täytettävä, kun liityt yhteisöön:

Tiettyyn yhteisöön liittymisen yhteydessä voidaan kerätä muita henkilötietoja. Sinulta saatetaan esimerkiksi pyytää tietoja liittymisen syistä sekä sellaisesta ammatillisesta taustastasi ja kokemuksestasi, jolla on merkitystä tietyn yhteisön kannalta.

Foorumille rekisteröityneet käyttäjät voivat joka tapauksessa antaa lisätietoja, joihin saattaa sisältyä henkilötietoja:

  • artikkelit,
  • kommentit,
  • kuvat, tekstitiedostot,
  • linkit esim. videoihin.

Huom. Komissio ei pyydä eikä odota, että foorumin osanottajat sisällyttäisivät Futurium-yhteisöihin lähettämäänsä sisältöön seuraavia itseensä tai kolmansiin henkilöihin liittyviä tietoja: i) asetuksen (EU) 2018/1725 10 artiklan 1 kohdan mukaiset erityiset henkilötietoryhmät (eli henkilötiedot, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys, sekä geneettiset tiedot, biometriset tiedot luonnollisen henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten tai terveystiedot taikka luonnollisen henkilön seksuaalista käyttäytymistä ja seksuaalista suuntautumista koskevat tiedot) tai ii) asetuksen (EU) 2018/1725 11 artiklan mukaiset rikostuomioihin ja rikoksiin liittyvät henkilötiedot. Tällaisten henkilötietojen sisällyttäminen on osallistujan omalla vastuulla. Ylläpitäjä voi päättää poistaa tällaiset henkilötiedot tapauskohtaisen arvioinnin perusteella.

 

Miten kauan tietoja säilytetään?

CONNECT-pääosasto säilyttää tietojasi niin kauan kuin asianomainen Futurium-yhteisö edellyttää jatkotoimia esimerkiksi sen toiminnan tai hallinnoinnin suhteen. Henkilötietojasi säilytetään viiden vuoden ajan sen jälkeen, kun olet viimeksi ollut yhteydessä foorumiin. Sen jälkeen henkilötietosi poistetaan, ellet ilmoita haluavasi pysyä foorumin rekisteröitynä käyttäjänä.

Henkilötietosi poistetaan foorumilta pyynnöstä ennen viiden vuoden säilytysajan päättymistä (ks. kohta Yhteystiedot).

 

Miten henkilötiedot suojataan?

Kaikki sähköisessä muodossa olevat tiedot (sähköpostiviestit, asiakirjat, verkkoon ladatut tiedot yms.) tallennetaan Euroopan komission tai sen toimeksisaajien palvelimille noudattaen 16.8.2006 tehtyä komission päätöstä C(2006) 3602, joka koskee komission käyttämien tai tarjoamien tietojärjestelmien turvallisuutta. Komission toimeksisaajia sitoo erityinen sopimuslauseke, joka koskee kaikkea henkilötietojen käsittelyä komission puolesta.

 

Kenellä on oikeus tutustua kerättyihin tietoihin ja kenelle niitä luovutetaan?

Antamiisi henkilötietoihin voivat tutustua (komission henkilöstöön kuuluvat) verkkosivujen ylläpitäjät sekä komission muu henkilöstö tiedonsaantitarpeen perusteella.

Tietoihisi voivat tutustua myös muut henkilöt käyttöoikeuksiensa mukaan:

  • Jos olet rekisteröitynyt käyttäjä ja olet liittynyt avoimeen temaattiseen yhteisöön ja/tai lähettänyt sisältöä foorumille, kaikki verkkosivuston kävijät voivat nähdä etunimesi, sukunimesi ja mahdollisen profiilikuvasi sekä lähettämäsi sisällön. Jos olet rekisteröitynyt foorumille, mutta et ole tehnyt siellä mitään, edellä mainitut tiedot eivät ole kävijöiden tai muiden käyttäjien nähtävissä.
  • Jos olet rekisteröitynyt käyttäjä ja olet lähettänyt sisältöä suljettuun yhteisöön, ainoastaan tämän yhteisön jäsenet voivat nähdä etunimesi, sukunimesi ja mahdollisen profiilikuvasi sekä lähettämäsi sisällön. Foorumilla kävijät eivät pääse käsiksi näihin tietoihin elleivät he ole tämän suljetun yhteisön jäseniä. Voit valita, voivatko muut jäsenet ottaa sinuun yhteyttä (oletusvalinta on ”ei”), mutta yksittäisten käyttäjien estäminen ei ole mahdollista.
  • Ylläpitäjät näkevät tiedot, jotka olet antanut pyytäessäsi jonkin temaattisen yhteisön jäsenyyttä. Ylläpitäjät saattavat olla komission ulkopuolisia tietojen käsittelijöitä.

Muut profiiliisi sisältyvät henkilötiedot ovat ainoastaan foorumin rekisteröityjen käyttäjien nähtävissä. Voit määrittää tilisi yksityisyysasetukset ja päättää, minkä henkilötietojen haluat näkyvän muille käyttäjille.

 

Mitkä ovat oikeutesi henkilötietojesi suhteen?

Futurium-foorumin rekisteröityneenä käyttäjänä voit muuttaa tai poistaa henkilötietojasi foorumin profiiliosiossa. Voit myös muuttaa tai poistaa lähettämääsi sisältöä.

Lisäksi voit pyytää rekisterinpitäjää poistamaan profiilisi. Tässä tapauksessa foorumilla luomasi sisältö anonymisoidaan.

Henkilötietojen suojaamiseksi, korjaamiseksi tai poistamiseksi on otettava yhteyttä seuraavaan sähköpostiosoitteeseen: cnect-futurium@ec.europa.eu.

 

Yhteystiedot/a>

Jos sinulla on henkilötietojesi keräämiseen tai käyttöön liittyviä huomautuksia tai kysymyksiä tai haluat tehdä valituksen, ota yhteyttä rekisterinpitäjään:

DG CONNECT Unit R.3 ”Knowledge Management and Innovative Systems”

BU25

B-1049 Brussels

Sähköposti: CNECT-FUTURIUM@ec.europa.eu

Voit ottaa yhteyttä myös Euroopan komission tietosuojavastaavaan: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu.

Riitatilanteessa voit tehdä valituksen Euroopan tietosuojavaltuutetulle (EDPS): edps@edps.europa.eu.

Lisätietoja on komission tietosuojavastaavan rekisterissä: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_fi.