Tietosuojaseloste

Tietojenkäsittely: Futurium-foorumi ja -yhteisöt.

Rekisterinpitäjä: Euroopan komission yksikkö, joka on perustanut yhteisön ja hallinnoi sitä (tämä yksikkö ilmoitetaan kunkin yhteisön perustiedoissa (”About”) tai sivun ylätunnisteessa)

Sisäinen tietojen käsittelijä: Viestintäverkkojen, sisältöjen ja teknologian pääosasto – yksikkö R.3

Rekisteriviite: DPR-EC-00787

Sisällysluettelo

1. Johdanto
2. Miksi henkilötietoja käsitellään?
3. Mitä tietoja kerätään ja käsitellään?
4. Miten kauan tietoja säilytetään?
5. Miten henkilötiedot suojataan?
6. Kenellä on oikeus tutustua kerättyihin tietoihin ja kenelle niitä luovutetaan?
7. Mitkä ovat oikeutesi henkilötietojesi suhteen?
8. Yhteystiedot

Johdanto

Tämä tietosuojaseloste koskee Futurium-foorumia ja kaikkea sen yhteisöihin liittyvää toimintaa (kuten osallistumista verkkofoorumin toimintaan). Tietosuojaselosteessa selitetään, miksi ja miten henkilötietoja kerätään, käsitellään ja käytetään ja miten ne suojataan. Lisäksi siinä selostetaan, millaisia oikeuksia sinulla on henkilötietojesi suhteen. EU:n toimielimet ovat sitoutuneet suojelemaan ja kunnioittamaan palvelujensa käyttäjien yksityisyyttä. .Tässä palvelussa kerätään ja käsitellään henkilötietoja, minkä vuoksi siihen sovelletaan erityisiä tietosuojasääntöjä[1]. Futurium-foorumin omistaa Euroopan komissio, ja kutakin sen yhteisöä hallinnoi jokin Euroopan komission yksikkö (tämä yksikkö ilmoitetaan kunkin yhteisön perustiedoissa (”About”) tai sivun ylätunnisteessa). Foorumin teknisestä toteutuksesta vastaa Euroopan komission viestintäverkkojen, sisältöjen ja teknologian pääosasto (CONNECT) yhdessä muiden pääosastojen kanssa.

 Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta.

Miksi henkilötietoja käsitellään?

Keräämme henkilötietoja ja käytämme niitä Futurium-yhteisöjen hallinnointiin. Henkilötietojen keräämisen ja käytön ansiosta voimme vahvistaa jäsenyytesi yhteisössä, ottaa sinuun yhteyttä verkossa tai sen ulkopuolella toteutettaviin yhteisön toimintoihin liittyen ja varmistaa osallistumisesi niihin, sekä saada yleiskuvan yhteisöjen jäsenistä.

Henkilötietojen käsittely Futurium-yhteisöjen organisaatiota ja hallintoa varten on laillista asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan d alakohdan nojalla, sillä käyttäjä antaa siihen suostumuksensa ennen jäseneksi liittymistä. Kunkin Futurium-yhteisön tarkoitus ja siihen liittyvät toimintapoliittiset päätökset esitetään yhteisön omalla sivulla olevalla välilehdellä (”About”).

Mitä tietoja kerätään ja käsitellään?

Käsittelemme henkilötietoja, jotka ovat tarpeen Futurium-sivustolla olevan tilin luomiseksi, Futurium-verkkoalustan ylläpitämiin yhteisöihin osallistumiseksi ja eri yhteisöjen organisoimiseksi ja hallinnoimiseksi.

I. kaikilta käyttäjiltä (sekä jäseniltä että muilta käyttäjiltä) kerätyt tiedot: IP-osoite, joka kerätään ainoastaan turvatoimia varten.

Järjestelmän ylläpitäjä saa IP-osoitteesi, jos sitä ei ole piilotettu.

II. Kaikilta rekisteröidyiltä käyttäjiltä käsitellään seuraavia tietoja:

Pakolliset tiedot

II. a) Nimi (etu- ja sukunimi) (saadaan EU Loginin kautta)

II. b) sähköpostiosoite (saadaan EU Loginin kautta)

II. c) sen verkkosivuston URL-osoite, jolta käyttäjä tulee, ja vierailun kohteena oleva URL-osoite

II. d) kirjautumisajankohta

II. e) organisaatio (riippuen tiedoista, jotka käyttäjä on antanut luodessaan EU Login -tunnusta) (saadaan EU Loginin kautta)

II. f) osasto (riippuen tiedoista, jotka käyttäjä on antanut luodessaan EU Login -tunnusta) (saadaan EU Loginin kautta)

II. g) yhteisöjen jäsenyys.

Nämä tiedot ovat osa käyttäjätiliäsi.

Edellä mainittujen pakollisten henkilötietojen lisäksi kukin operatiivinen rekisterinpitäjä voi vapaasti pyytää muita henkilötietoja. Kukin operatiivinen rekisterinpitäjä voi siis halutessaan kerätä muitakin henkilötietoja. Näitä muita henkilötietoja voidaan pitää joko ”pakollisina” (ilman niiden antamista ei voi liittyä yhteisöön) tai ”vapaaehtoisina” (käyttäjä voi päättää, haluaako toimittaa ne vai ei, eikä hänen liittymisensä yhteisöön riipu näistä tiedoista).

Esimerkkejä tällaisista täydentävistä henkilötiedoista: kaupunki ja maa, kuva, sen yrityksen nimi, jossa käyttäjä toimii, asema, rekisteröidyn käyttäjän julkaisema sisältö, syy yhteisöön liittymiselle jne.

Foorumiin rekisteröityneet käyttäjät voivat joka tapauksessa antaa lisätietoja, joihin saattaa sisältyä henkilötietoja:

• artikkelit,
• kommentit,
• kuvat, tekstitiedostot,
• linkit esim. videoihin.

Huom. Komissio ei pyydä eikä odota, että foorumin osanottajat sisällyttäisivät Futurium-yhteisöihin lähettämäänsä sisältöön seuraavia itseensä tai kolmansiin henkilöihin liittyviä tietoja: asetuksen (EU) 2018/1725 10 artiklan 1 kohdan mukaiset erityiset henkilötietoryhmät (eli henkilötiedot, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittiset mielipiteet, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys, sekä geneettiset tiedot, biometriset tiedot luonnollisen henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten tai terveystiedot taikka luonnollisen henkilön seksuaalista käyttäytymistä ja seksuaalista suuntautumista koskevat tiedot) tai ii) asetuksen (EU) 2018/1725 11 artiklan mukaiset rikostuomioihin ja rikoksiin liittyvät henkilötiedot. Tällaisten henkilötietojen sisällyttäminen on osallistujan omalla vastuulla. Ylläpitäjä voi päättää poistaa tällaiset henkilötiedot tapauskohtaisen arvioinnin perusteella.

Miten kauan tietoja säilytetään?

Euroopan komissio säilyttää tietojasi niin kauan kuin asianomainen Futurium-yhteisö edellyttää jatkotoimia esimerkiksi sen toiminnan tai hallinnoinnin suhteen.

Lokitietoja (käytetty URL-osoite, kirjautumisaika, sisäänkirjautuneen käyttäjän nimi ja sähköpostiosoite) säilytetään kolme tuntia.

Tiedot käyttäjien rekisteröitymiseen kuluneesta ajasta ja viimeisestä pääsystä alustalle säilytetään niin kauan kuin ihmiset ovat alustan jäseniä.

Kaikkia muita henkilötietoja säilytetään viiden vuoden ajan siitä, kun olet viimeksi ollut vuorovaikutuksessa alustan kanssa. Sen jälkeen henkilötietosi poistetaan, ellet ilmoita haluavasi pysyä foorumin rekisteröitynä käyttäjänä. 

Henkilötietosi poistetaan foorumilta pyynnöstä ennen viiden vuoden säilytysajan päättymistä (ks. kohta Yhteystiedot).

Miten henkilötiedot suojataan?

Kaikki sähköisessä muodossa olevat tiedot (sähköpostiviestit, asiakirjat, verkkoon ladatut tiedot yms.) tallennetaan Euroopan komission tai sen toimeksisaajien palvelimille noudattaen 16.8.2006 tehtyä komission päätöstä C(2006) 3602, joka koskee komission käyttämien tai tarjoamien tietojärjestelmien turvallisuutta. Komission toimeksisaajia sitoo erityinen sopimuslauseke, joka koskee kaikkea henkilötietojen käsittelyä komission puolesta.

Kenellä on oikeus tutustua kerättyihin tietoihin ja kenelle niitä luovutetaan?

Antamiisi henkilötietoihin voivat tutustua (komission henkilöstöön kuuluvat) verkkosivujen ylläpitäjät sekä komission muu henkilöstö tiedonsaantitarpeen perusteella.

Tietoihisi voivat tutustua myös muut henkilöt käyttöoikeuksiensa mukaan:

• Jos olet rekisteröity käyttäjä ja olet liittynyt avoimeen temaattiseen yhteisöön ja/tai lähettänyt sisältöä foorumille, kaikki verkkosivuston kävijät voivat nähdä etunimesi, sukunimesi, organisaatiosi ja yksikkösi (kuten ne on EU Loginiin kirjattu) ja mahdollisen profiilikuvasi sekä lähettämäsi sisällön. Jos olet rekisteröitynyt foorumille, mutta et ole tehnyt siellä mitään, edellä mainitut tiedot eivät ole kävijöiden tai muiden käyttäjien nähtävissä.
• Jos olet rekisteröity käyttäjä ja olet lähettänyt sisältöä suljettuun yhteisöön, ainoastaan tämän yhteisön jäsenet voivat nähdä etunimesi, sukunimesi, organisaatiosi ja yksikkösi (kuten ne on EU Loginiin kirjattu) ja mahdollisen profiilikuvasi sekä lähettämäsi sisällön. Foorumilla kävijät eivät pääse käsiksi näihin tietoihin elleivät he ole tämän suljetun yhteisön jäseniä. Voit valita, voivatko muut jäsenet ottaa sinuun yhteyttä (oletusvalinta on ”ei”), mutta yksittäisten käyttäjien estäminen ei ole mahdollista.
• Ylläpitäjät näkevät tiedot, jotka olet antanut pyytäessäsi jonkin temaattisen yhteisön jäsenyyttä. Ylläpitäjät saattavat olla komission ulkopuolisia tietojen käsittelijöitä.

Muut profiiliisi sisältyvät henkilötiedot ovat ainoastaan foorumin rekisteröityjen käyttäjien nähtävissä. Voit määrittää tilisi yksityisyysasetukset ja päättää, minkä henkilötietojen haluat näkyvän muille käyttäjille.

Mitkä ovat oikeutesi henkilötietojesi suhteen?

Futurium-foorumin rekisteröitynä käyttäjänä voit muuttaa tai poistaa henkilötietojasi foorumin profiiliosiossa. Voit myös muuttaa tai poistaa lähettämääsi sisältöä.

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä, ota yhteyttä operatiiviseen rekisterinpitäjään (yhteisöäsi hallinnoiva Euroopan komission yksikkö) napsauttamalla kohtaa ”Ota yhteyttä yhteisön hallinnoijiin” (”Contact community manager(s)”). Voit halutessasi ottaa yhteyttä myös viestintäverkkojen, sisältöjen ja teknologian pääosastoon (cnect-futurium@ec.europa.eu).

Rekisteröity käyttäjä voi käyttää oikeuksiaan (oikeus peruuttaa suostumus, oikeus tutustua henkilötietoihin, oikaista tai poistaa ne, oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen) ottamalla yhteyttä operatiiviseen rekisterinpitäjään (yhteisöäsi hallinnoivaan Euroopan komission yksikköön) napsauttamalla kohtaa ”Ota yhteyttä yhteisön hallinnoijiin” (”Contact community manager(s)”). Voit halutessasi ottaa yhteyttä myös viestintäverkkojen, sisältöjen ja teknologian pääosastoon (cnect-futurium@ec.europa.eu).

Yhteystiedot

Jos sinulla on henkilötietojesi keräämiseen tai käyttöön liittyviä huomautuksia tai kysymyksiä tai haluat tehdä valituksen, ota yhteyttä:

- rekisterinpitäjään (yhteisöäsi hallinnoiva Euroopan komission yksikkö, jonka sähköpostiosoite näkyy tai yhteisön sivun ylätunnisteessa tai perustiedoissa (”About”))

tai (valintasi mukaan)

- sisäiseen tietojen käsittelijään: DG CONNECT Unit R.3 ”Knowledge Management and Innovative Systems”

Copernicus L-51

B-1049 Brussels

Sähköposti: CNECT-FUTURIUM@ec.europa.eu

Voit ottaa yhteyttä myös Euroopan komission tietosuojavastaavaan: DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu

Riitatilanteessa voit tehdä valituksen Euroopan tietosuojavaltuutetulle (EDPS): edps@edps.europa.eu.

Lisätietoja on komission tietosuojavastaavan rekisterissä: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_fi.